15 dicas para você usar o misterioso Excel

Ao mesmo tempo em que é desconhecido pela maioria dos usuários do Office, o Excel é uma poderosa edição de organização e manipulação de uma quantidade cavalar de dados. Preparamos 15 dicas de funções do programa extremamente úteis para atividades corriqueiras, como os cálculos e a impressão definida. Aproveite e desvende alguns dos segredos do Excel, depois deste tutorial você vai aprender como usar o Excel.

Como controlar alterações

Quer ter controle sobre quem mexeu nas planilhas do Excel? No menu “Ferramenta”, escolha a opção “Realçar Alterações” dentro do item Controlar Alterações. Na janela que abrirá, clique em “Controlar alterações ao editar” e escolha quais informações sobre as alterações você quer que sejam indicadas – quando e quem mexeu, além de onde está a mudança.

Dê sua opinião

Comentários em células de Excel são úteis quando vários usuários lêem o mesmo documento. Selecione a célula e, no menu Inserir, clique em Comentário. O campo para o comentário pode ser redimensionado do tamanho que você quiser. Ao fim, clique fora do campo. A célula comentada terá uma abinha vermelha no canto superior esquerdo – o usuário passa o mouse sobre ela e lê o comentário.

Para poucos

Planilhas podem ser protegidas tanto de xeretas como de distribuições acidentais. No menu Arquivo, entre na opção Permissão e depois em “Não Distribuir”. Nessa opção, o Excel pede que o usuário instale um plug-in de segurança Windows Right Management – instale-o. O plug-in permite o controle de arquivos, pela definição de senhas e níveis de autorização, também nos outros softwares do Office.

Pela voz

O Excel pode reconhecer voz e redigir discursos falados na versão em inglês do software. Vá em Ferramentas, Voz e siga os passos para a instalação do recurso. Logo após um treinamento para calibrar a própria voz, o usuário pode acessar a ferramenta tanto no Excel como em qualquer outro programa do Office.

Seguindo a ordem

Fez uma lista enorme e quer colocá-la em ordem? Simples. Selecione todas as células com a listagem e selecione a opção Classificar no menu Dados. O recurso pode fazer a organização dos dados em até três colunas diferentes e reconhece letras e números. Após dar o OK, sua lista obedecerá a ordem formatada por você.

Do Excel pra Web

Por usar células ampliáveis, o Excel pode ser uma boa alternativa ao HTML na montagem de páginas de Web simples. Depois de redimensionar e formatar as células da maneira como você quer que seu site pareça, clique na opção Salvar como página da Web no menu Arquivo. Pouco acima do botão Salvar, o usuário pode escolher entre salvar sua planilha inteira ou apenas as células escolhidas no formato HTML.

Pra caber tudo

Tem uma célula que precisa ser espichada para acolher todo o texto? Você tem duas opções: pode mesclar várias delas em apenas uma maior com o comando “Mesclar e centralizar”, presente na barra de ferramentas Formatação do Excel com o símbolo do “a” minúsculo; ou, depois que você escreveu o texto dentro da célula, clique com o botão direito sobre ela e escolha “Formatar células”. Na aba Alinhamento, clique na opção “Quebrar texto automaticamente”. Desta forma, a célula aumenta de tamanho para que o texto dentro dela não vaze para outra.

Do Excel para outro lugar

Por trabalhar com referência, hyperlinks são essenciais ao Excel. Além de páginas na Web, os links também podem ligar outras células dentro do mesmo documento ou planilhas e arquivos dentro do PC. Para fazer isso, escolha o texto a ser linkado, e acesse o menu Inserir e então HyperLink. A janela aberta permite que o usuário relacione páginas ou arquivos existentes, conteúdo da mesma planilha, um arquivo novo ou um endereço de e-mail.

Excel, sua calculadora

O Excel oferece funções matemáticas avançadas (e complicadas) para cálculos de grandes números. Continhas simples, contudo, podem ser resolvidas com comandos simples. Os quatro sinais aritméticos (+,-,x e /) podem ser usados normalmente nas células, com a inclusão de um símbolo = antes da conta. Para saber a soma de 90 com 40, é só digitar =90+40 na célula e apertar o Enter para que o Excel mostre a cifra 130.

O total da linha

Outra função simples de cálculo envolve duas ou mais células com o uso dos mesmos sinais. Para descobrir a soma de uma linha de números, por exemplo, a função usada é a SOMA. Logo após o sinal =, o usuário escreve SOMA e, entre parênteses, define as células que serão somadas, intercaladas por dois pontos. A soma dos valores nas células entre A2 e H2 fica =SOMA(A2:H2).

Conversões

Fora as continhas simples, o Excel converte 49 diferentes unidades de medida, espalhadas por 10 categorias, como peso, distância, temperatura e medida. Para fazer a conta, digite =CONVERT (seguido pelo número e as unidades original e transformada (entre aspas), separadas com ponto e vírgula. Cem graus em Fahrenheit serão convertidos para Celsius com a fórmula =CONVERT(100;”F”;”C”).

Fazendo gráficos

Uma comparação de números pode facilmente ser ilustrada por um gráfico. Para tanto, selecione todas as células com as cifras que devem constar no gráfico e clique no colorido ícone “Assistente de Gráfico” (acessível também na opção Gráfico do menu Inserir). Na primeira janela, o usuário escolhe o modelo do gráfico, entre opções como Barras, Linhas e Pizza, além de poder bolar o seu. Escolha e clique em Avançar. Na próxima janela, será mostrado um preview do gráfico com a indicação do grupo de células que você escolheu. A terceira janela permite que o usuário mexa nos detalhes, como nome, legendas, eixos e linhas de acompanhamento da tabela. Na última janela, escolha onde você quer posicionar o gráfico e clique em Concluir.

Imprimindo o necessário

Ao invés de desperdicar muitas folhas em branco, você pode imprimir apenas uma certa região da planilha. Para isso, selecione a área específica e, no menu Arquivo, clique em “Área de Impressão” e “Definir área de impressão”. O Excel colocará então uma moldura em volta das células escolhidas. Agora é só imprimir o documento.

Mais linhas para você

Quer apagar uma linha inteira com dados que não valem mais? Clique com o botão direito no número da coluna da esquerda correspondente à linha e selecione Excluir. A dica também funciona para a inserção de linhas em documentos já formatados.

Imagens e figuras

Planilhas podem ser enriquecidas com imagens externas ou representações gráficas feitas pelo Excel. Para inserir uma imagem, vá em Inserir, Imagem, Do Arquivo, e indique onde o arquivo está no seu disco rígido. Redimensionamentos podem ser feitos na própria tabela, com o mouse. A opção para as representações, chamadas de AutoFormas, está no mesmo menu Inserir, Imagem. Na opção, o usuário pode criar Fluxogramas, Setas e linhas de conexão entre imagens, por exemplo.