Saiba as principais dicas de como usar o Word Online

O Word Online, versão web do presente no Microsoft Office Online, funciona como o aplicativo instalado na versão desktop, mas com alguns diferenciais. Além das funções já conhecidas do Word para criar, editar e imprimir documentos, ele se sobressai por ser gratuito e funcionar no próprio navegador do usuário, não precisando que o mesmo tenha o aplicativo instalado em seu computador.

Em suas vantagens, o Word Online se assemelha com o seu concorrente Google Drive: traz a possibilidade de compartilhar documentos, sincronização com todos os dispositivos do usuário e manter os arquivos criados na nuvem (através do OneDrive). Abaixo, confira as principais dicas de como utilizar o Word Online e obter o máximo de desempenho.

Criando um documento no Word Online

Para começar a trabalhar com a versão web do Word, primeiro acesse o site do Office Online. Com a página já aberta, os principais produtos online da Microsoft estarão disponíveis. Clique na opção Word Online, sendo necessário entrar com uma conta Microsoft para utilizar o aplicativo. Após carregar o site, selecione a opção Word Online.

Após fazer login com sua conta Microsoft, antes de começar a utilizar o processador de textos, três opções serão apresentadas, a fim de facilitar o uso: criar um documento em branco, procurar modelos prontos disponibilizados pela Microsoft e carregar documentos recentes já criados e armazenados na nuvem no OneDrive. As três escolhas a seguir são oferecidas para iniciar no Word Online:

Inicialmente, escolha a opção de modelos prontos, o que abrirá a galeria de modelos online. Existem diversos tipos de modelos divididos por categoria, até mesmo exemplos de calendários e panfletos, que são muito úteis para poupar tempo do usuário. Escolha um modelo que mais atenda à sua necessidade e clique nele para ver mais detalhes. Caso goste da opção e queira experimentar, clique em “Abrir no Word Online”, e logo após confirme selecionando “Continuar”.

O modelo escolhido será salvo na nuvem em seu OneDrive. Com o modelo carregado, basta substituir e editar o conteúdo do documento online conforme o seu gosto. O uso de modelos prontos facilita muito a vida do usuário, que não precisa iniciar um documento do zero e desfruta de um documento com uma estrutura já pronta, graças à inteligente tecnologia de cloud computing.

Abrindo um documento recente no OneDrive

Para abrir um documento já existente (criado tanto pelo Word Online como no aplicativo em seu computador) e que está armazenado no OneDrive, clique em “Documentos Recentes no OneDrive” das três opções apresentadas no menu inicial, caso tenha acabado de abrir o processador de textos. Caso já possua um documento aberto, localize a aba superior e, ao lado direito do logo Word Online, clique em “Documentos”. Logo após, procure o arquivo recente requerido e selecione o mesmo para abertura.

Como o documento escolhido foi aberto pela primeira vez, ele será visualizado no modo de exibição de leitura, que pode ser usado para imprimir, compartilhar e pesquisar palavras chave no documento, não sendo possível, porém, realizar alterações. Para poder modificar o arquivo, clique em “Editar Documento”, e em seguida “Editar no Word Online”. Assim, o documento será alterado para o “modo de exibição”, que se assemelha ao Word na versão desktop.

Editando um documento no Word Online

Quando um novo documento em branco é criado, ou um modelo é escolhido para edição, não se pode esquecer que um nome deve ser dado ao arquivo, que automaticamente ganha um nome padrão quando iniciado. Para renomear o documento editado no momento, clique no nome de espaço reservado na barra de tarefas, logo acima da barra de opções, e edite conforme a sua escolha.

Vale lembrar que o Word Online conta com a facilidade de salvar automaticamente o arquivo que está sendo editado, não sendo necessária aquela preocupação a todo momento de perder tudo o que foi escrito no documento por não tê-lo salvado.

Migrar para o aplicativo Word

Apesar de o Word Online ser uma ótima opção de facilidade para quem quer editar um documento na nuvem, o mesmo não conta com todas as funções dadas pela versão do Word que é instalada no computador. Por exemplo, a opção de adicionar sumários e uma maior quantidade de layouts de páginas não está presente na versão web. Assim, caso haja a necessidade de migrar para o aplicativo Word, será necessário acessar a pasta em que o documento está armazenado no OneDrive. Em seguida, clique com o botão direito no arquivo que está trabalhando, selecione “Abrir no Word” e depois “Sim” (ou “Ok”).

Agora utilizando o Word, edite o documento aproveitando os recursos adicionais do aplicativo, e não se esqueça de salvar o mesmo (através do atalho Ctrl+S ou clicando em “Salvar”), já que a versão desktop do processador de textos não conta com a possibilidade de salvar automaticamente. Porém, vale ressaltar que quando o arquivo é salvo, a versão atual será armazenada na nuvem pelo OneDrive, e não apenas em seu computador.

Compartilhando um documento no Word Online

Por fim, mas não menos importante, está à função de compartilhar um documento, que traz o conceito da colaboração online: um grupo de pessoas vinculadas e editando o mesmo arquivo ao mesmo tempo. Esse é um dos principais recursos do Word Online, que é bastante utilizado para elaboração de trabalhos em grupo, tanto escolares como empresariais.

Para utilizar esse recurso em um documento já aberto, basta localizar a barra de tarefas e, à direita do nome de seu arquivo, clicar em “Compartilhar”. Outra opção é ir até a faixa de opções e seguir o caminho Arquivo > Compartilhar > Compartilhar com Pessoas.

Depois disso, será necessário escolher a forma de compartilhamento: convidando pessoas ou obtendo um link. Escolhendo a opção “Convidar Pessoas”, o compartilhamento se dará por convites enviados através de e-mails, que não precisam ser obrigatoriamente da Microsoft.

Em “Convidar Pessoas”, digite o e-mail de quem deve ter acesso ao arquivo. Já a opção “Obter Um Link” criará um endereço para o seu arquivo, assim bastando só distribuir o mesmo para quem deseja que acesse o documento.

Um link será disponibilizado para poder ser compartilhado. Em ambas as escolhas de compartilhamento será preciso definir qual a forma de acesso do documento: em “Somente Exibir”, o arquivo não poderá ser editado pelas pessoas convidadas; em “Editar”, o arquivo poderá ser modificado pelos convidados; em “Público” (somente na opção “Obter Um Link”), o arquivo somente será exibido, porém poderá ser buscado em sites, mesmo que o link não seja compartilhado.

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